Kearsipan

A.Pengertian:

             Kearsipan adalah suatu proses pengaturan penyimpanan bahab-bahan atau warkat sesuai sistematis,sehingga  bahan-bahan tersebut dapat dicari dengan cepat atau diketahui tempatnya saat diperlukan.

B.Fungsi:

              Arsip berfungsi sebagai penyelenggaraan kegiatan adminitrasi kantor. Fungsinya dibagi menjadi 2 yaitu:

1.     Arsip Dinamis:

Arsip yang digunakan dalam perencanaan,pelaksanaan,penyelenggaraan adminitrasi negara . Arsip dinamis dibagi menjadi 2 yaitu Arsip dinamis aktif dan Arsip dinamis in aktif.

2.     Arsip Statis:

Arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaaan kehidupan.

C.Tujuan:

               Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan bagi kegiatan pemerintah.

D.Manfaat:

·         Aktifitas kantor jadi lancar.

·         Sebagai alat pengingat.

·         Sebagai alat penyimpanan warkat.

·         Dapat dijadikan bahan dokumentasi.

·         Dapat dijadikan bahan bukti tertulis apabila terjadi masalah.

E.Asas Kearsipan:

              Asas kearsipan ada 3 macam yaitu:

1.     Asas Sentralisasi:

      Sistem penempatan kegiatan kearsipan dijadikan satu tempat(terpusat). Sehingga dalam satu kantor hanya terdapat satu ruang kearsipan saja yang mengendalikan seluruh kearsipan di dalamnya.

2.   Asas Desentralisasi;

      Sistem penempatan kegiatan kearsipan diadakan setiap bagian atau departemen. Sehingga masing masing bagian memiliki sistem dan tempat kearsipan masing-masing.

3.    Asas gabungan:

            Sistem penempatan kegiatan kearsipan gabungan dari sistem sentralisasi dan desentralisasi. Penerapannya disesuaikan dengan kondisi yang dibutuhkan kantor saat itu. Sehingga kegiatannya fleksibel.